#06 – Operar como profesionales para despedir al fundador.

 

 

Cuando has tenido la suerte de emprender y haber podido lograr buenos resultados con un negocio, con total seguridad habrás desarrollado de manera consiente o inconsciente una serie de habilidades que te serán de gran ayuda en tus próximos proyectos, ya sea un nuevo emprendimiento desde cero, o dentro de un negocio en funcionamiento, para desarrollar y lanzar cosas nuevas.

En general, un emprendedor debe superar tres grandes desafíos en su “profesionalización”,  que al final del día y luego del trayecto, termina “dotado” de diferentes habilidades que adquiere en cada etapa.

El primero de los desafíos, se da generalmente cuando se emprende por primera vez y tiene que ver con eliminar ciertas barreras, animarse a comenzar y ponerse en acción, pero al mismo tiempo entender que debe encontrar un mercado real para su propuesta. Debe entender que se debe enamorar del problema que intenta resolver y no de su solución. Debe aprender a salir a la calle y enfrentarse a personas, validar hipótesis, ser algo testarudo, pero al mismo tiempo flexible para cambiar de rumbo sobre la marcha. Será de gran ayuda en esta etapa la reputación personal del emprendedor y su trayectoria, su habilidad para el networking y empatía, poder testear diferentes soluciones y mecanismos de venta.

La segunda etapa ocurre cuando un proyecto toma velocidad y comienza a funcionar, en ese momento el emprendedor suele convertirse en el “hombre orquesta”, ya que es quien tiene que poner a funcionar el engranaje. Ventas, producción, compras, finanzas, estructura formal, todos procesos que necesitan desarrollarse y optimizarse. Es el momento de comenzar a contratar por que ya hay volumen, pero todavía no es sencillo poder hacerlo. Hay que comenzar a automatizar cosas y hacerlas de manera más eficiente y escalable. Todo un aprendizaje.

Finalmente, la última etapa, es aquella en la que se debe profesionalizar la estructura, en algunos casos llegan inversiones, la empresa crece y se deben desarrollar habilidades blandas de liderazgo, comunicación y estrategia (entre otras), ya que las cuestiones técnicas a estas alturas ya están resueltas. Se profesionaliza la organización, se debe formar y fomentar una cultura organizacional que permita a la empresa lograr sus objetivos y principalmente la haga sustentable y sostenible en el tiempo. Es momento además de expansión, innovación y diversificación. Todo en simultáneo. Deberás convertirte en un verdadero líder, con todo lo que ello implica. Ya no es suficiente con ser el hombre orquesta. El gerente que maneja todo. Sino que debes ser capaz de formar a líderes que puedan hacerse cargo de las diferentes obligaciones que cada área del negocio requiere.

Pero eso no es todo. Lograste poner a trabajar a un equipo de personas. Pero a estas alturas ya debes poner a trabajar a tu dinero también.

Los sistemas permiten eliminar las principales limitaciones a las que se enfrenta el crecimiento de cualquier negocio. Se convierten en la principal prioridad una vez que se logra validar el modelo de negocio y los clientes comienzan a llegar de manera masiva.

Los sistemas brindan eficiencia, automatización, permiten escalar las operaciones y optimizarlas, posibilitan el control, permiten la gestión por excepción, reduciendo lo que se conoce como micro management (que seguramente conoces de que se trata si has llegado hasta aquí).

En el caso de servicios profesionales de cualquier tipo pueden incluso ser el boleto que haga vendible a la empresa si fuese ese el objetivo. Si todavía no conoces a que me refiero con “productización de servicios” deberías indagar un poco.

Cuando un negocio comienza a tomar ritmo, y llega el momento en el que crecer es mas complicado que encontrar clientes y venderles, debes comenzar a pensar en sistemas, en crear pequeños engranajes interconectados que a medida que agarres velocidad y recorras kilómetros, simplemente sea necesario echarles aceite y combustible periódicamente.

Cuando en una organización, para realizar “el trabajo”, hay que rastrear lo que se dijo o se acordó hacer, en un grupo de WhatsApp formado por compañeros y algún gerente, en el que también se compartieron las fotos del último encuentro after office, y además, las del nacimiento de un nuevo hijo de uno de los integrantes (junto a las felicitaciones del caso). La cosa NO está bien. Esa manera de trabajar, no es escalable, ni eficiente.

El primer paso que se debe dar para comenzar a armar sistemas con procesos escalables bien definidos, es hacer un inventario de las tareas que se realizan de manera cotidiana vinculadas a producción, marketing, administración y finanzas, etcétera. Por ejemplo el reclutamiento de nuevo personal, el alta de clientes, el envío de pedidos, la compra de insumos, la contratación de proveedores externos, y la lista podría continuar casi indefinidamente.

Una vez que se cuenta con esas tareas identificadas e inventariadas, deberías comenzar por las que mayor dolor te están causando. Generalmente son las vinculadas a la producción y entrega de servicios.

Estas tareas, como el alta de un nuevo cliente, que puede comenzar cuando este te confirma un presupuesto o una propuesta que has enviado, generalmente a continuación la empresa sigue una serie de pasos (que siempre deberían ser los mismos y ejecutarse de la misma manera). Como pedirles una serie de datos para su alta, enviar la factura, enviar el número de tu cuenta bancaria para que realice su pago y una vez que se verifica que ha ingresado el dinero, comienzas a trabajar (Lo sé, eso en un mundo ideal). Y cada tarea con sus pasos fijos, para cada repetición, para cada nuevo cliente, para cada nueva entrevista de un candidato, para cada despacho de un producto.

Cada bloque de trabajo, o cada etapa, tiene:

  • Un input que da inicio al proceso.
  • Debe tener un responsable de que la tarea se ejecute (aunque no sea quién la ejecuta).
  • Un conjunto específico de acciones a realizar.
  • El resultado debe ser concreto y medible, en cuanto a calidad, tiempo y cantidad.
  • Tiene que tener uno o varios outputs o salidas.

Con cada etapa, se va recorriendo un camino, una especie autopista, que se conoce como workflow o flujo de trabajo, en el que cada paso es una parada. Cada parada tiene una serie de requerimientos previos que son necesarios como materia prima, para que el responsable de la parada, cuente con todos los elementos para poder avanzar, se deben además cumplir reglas de negocio por lo que es importante contar con adecuados mecanismos de permisos y controles. Como así también de mecanismos para notificar a los involucrados.

En la actualidad existen cientos de herramientas para gestionar flujos de trabajo con cualquier grado de complejidad y sofisticación.

A continuación comparto un listado de características que entiendo son importantes para poder dar soporte a procesos de alta complejidad.

  • Inicio del proceso: El proceso debería poder iniciar de varias maneras posibles como por ejemplo formularios, emails, zapier o integromat (o similares), webhooks, iot, bots … se que el listado es pretensioso, y se deberá evaluar cada necesidad, solo que debemos entender que gestionar digitalmente un proceso no implica necesariamente que las tareas que se gestionan sean digitales.
  • Campos: Cada etapa debería contar con la posibilidad de crear campos personalizados, relacionados, dinámicos y condicionales para darle la flexibilidad requerida por cualquier tipo de proceso. Sino la plataforma no brinda estas posibilidades, hablamos de un simple gestor de tareas.
  • Tipo de pasos: Es necesario contar con la posibilidad de definir de manera personalizadas las etapas de cada proceso y las opciones que puede visualizar, editar o ejecutar cada responsable en la misma.
  • Automatizaciones: Es necesario contar con la posibilidad de crear diferentes automatizaciones que puedan desencadenarse de manera automática con distintos disparadores. Como por ejemplo asignación y enrutamiento condicional, transición de etapa automatizado y condicional, tareas recurrentes y notificaciones por varios canales.
  • Checklists y subtareas: Es de vital importancia que además de campos personalizados a las etapas se le puedan asignar subtareas y checklists. Como así también gestionarlos como plantillas, para que en cada nuevo proyecto simplemente puedas comenzar desde un template anterior.
  • Notificaciones: Cuando se requiere notificar a terceros o clientes es importante la flexibilidad en el diseño de las notificaciones y los canales por los cuales realizarlas.
  • Seguridad y auditoría: La herramienta seleccionada debe llevar registro histórico de cada movimiento para auditoría, y contar con amplias posibilidades de configuración de roles y permisos.
  • Personalización: Cada empresa es un munto diferente y es por ello fundamental contar con flexibilidad en la creación de informes, vistas, filtros y dashboards.
  • Integraciones: Es evidente que una sola herramienta no puede cubrir todas las necesidades que pueden presentarse en cualquier industria o empresa, por ello es fundamental que se integre de manera simple y flexible con otras soluciones en la nube.
  • Mobile: Al día de hoy está casi de mas tener que recomendar este punto, pero no puedo dejarlo pasar por alto. Tu herramienta debe estar disponible en tu móvil.